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公司资质证照管理制度

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四川 0000 科技有限公司

资质证照证件管理制度
1.0 目的
1.1 各类证照是公司进行规范经营的重要依据,为加强公司的证照管理,确保证照在公司经营管理 活动中安全、有效、合法的使用,服务好公司的经营管理工作,特制订本制度。 1.2 公司的证照管理本着“及时办理、及时年检、统一保管”原则,保证证照管理的效率和安全性。 2.0 定义 政府机关及其他部门颁发给公司的各类营业执照、登记证、许可证、资质证、荣誉证、产权证等证 书。以下简称“资质证照” 。 3.0 分类 证照种类包括基础证照、专业证照及获奖证照三类: 3.1 基础证照是指公司的营业执照正副本、税务登记证正副本、银行开户许可证等公司开业运营必 须具备的证照。 3.2 专业证照是指公司经营中取得的专业类证照:如建筑智能化工程设计与施工一级资质证书、机 电设备安装工程专业承包一级资质、交安事业一级二级资质、 安全工程师执业资格证书、市政公 用工程总承包三级资质、公路公用工程总承包三级资质、钢结构工程专业承包三级资质、城市及道 路照明工程承包二级资质、二级建造师(市政或公路)技术人员学历证、职称证、专业资格证书、 特种作业 Q1Q2 等。 3.3 获奖证照是指公司经营中获得的各项荣誉证书、发明专利、软件著作权等。 4.0 管理原则 公司证照原则上要求由人力资源部行政集中统一保管, 结合公司当前实际情况, 为了便于各项业务 的顺利开展, 各项目相关的资质证照可由其项目部指定人员保管, 其他的资质证照全部由公司人力 资源部行政集中保管。 5.0 职责划分 5.1 由人力资源部是公司所有资质证照的归口管理部门。具体职责如下: 5.1.1 负责对公司的资质证照管理工作进行指导、检查、监督和培训; 5.1.2 负责监管公司各类证照的申报、年审、变更、注销工作; 5.1.3 负责建立公司资质证照管理制度的建立和完善,负责建立公司所有资质证照台账明细; 5.1.4 负责公司部分资质证照申办、年审、变更、注销工作。 5.2 各项目部负责其相关业务职责内的资质证照的申办、年审、变更、注销工作。 5.3 其他相关部门负责其业务相关的资质证照的申办、年审、变更、注销工作。 5.4 各类资质证照的责任部门为资质证照的第一责任人,要及时办理有关证照申办、年审、变更和 注销工作; 资质证照的保管部门为证照管理一般责任人, 要及时提醒相关责任部门进行资质证照的 年审、变更等工作。 5.5 各类证照的具体职责划分参照《资质证照分类明细台账》 5.5.1 公司人力资源部负责企业法人营业执照、组织机构代码证、进出口货物收发人报关注册登记 证书、对外贸易经营者备案登记表、自理报检登记证书、货运代理备案登记证书、投资证书、商标 证书、专利证书、安许证、荣誉证、国家级、保险、资质等的申办、年审、变更工作。 5.5.2 财务部负责税务登记证、开户许可证、机构信用代码证的申办、年审、变更工作。 5.5.3 质检部负责安全生产许可证、HSE 管理体系审核证书、体系内审员证书的申办、年审、变更 工作。
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6.0 工作要求 6.1 各部门因业务需要办理相关资质证照的,须经本部门领导同意,方可办理。 6.2 资质证照的责任部门要按照国家有关部门的规定及时办理各类证照的年审、变更工作;证照保 管部门要督促责任部门及时进行证照的年审、变更工作。不允许发生推迟年年审、变更事项。 6.3 特行证照的申办、年审、变更完成后相关部门要及时向质量安全部备案,再由质量安全部向公 司办公室备案;其他证照的申办、年审、变更完成一律向公司办公室备案。 6.4 证照在申办、年审、变更完成后,其相关文件由经办部门妥善保管。 7.0 资质证照的注销 7.1 按照公司实际业务需求,对于需要注销的资质证照,相关部门须按照政府职能部门的有关规定 办理。注销后的资质证照要及时到保管部门备案。 7.2 各种资质证照的注销要填写《资质证照注销申请表》,须经过申请部门主管领导批准方可办理 注销。 8.0 资质证照的保管 8.1 为方便公司各项业务的顺利开展,公司证照保管实行以“以公司人力资源部保管为主,各个项 目部为辅”的保管原则。 8.2 对于公司机动车辆登记证书、房屋所有权证书等涉及到实物资产的证书具体参照《实物资产管 理制度》进行管理,不在本办法管理范围之内。 8.3 保管要求 8.3.1 资质证照保管部门要建立资质证照的明细目录,目录登记项目包括证照名称、颁发部门、数 量、登记日期、有效期限、年审情况、年审责任人等。 8.3.2 所有资质证照要建立电子档案,将证照进行扫描或拍照后将电子版予以存档。公司荣誉类的 奖牌、 奖杯等体积较大的实物可先拍照后将电子版存档, 将实物陈列至会议室或其他能够有效宣传 公司形象的位置。 8.3.3 各单位要确保各类资质证照妥善保管。一旦发现被盗或丢失,应立即逐级报告并及时补办。 9.0 资质证照的使用 9.1 审批流程 在办理各项业务工作中需要借领公司证照原件或复印件时,经办人须办理证照借领手续(《公司证 照借领审批登记表》)。资质证照因业务需要需外借到异地时,须经资质证照保管部门总监批准方 可外借。 9.2 使用要求 9.2.1 资质证照借领人办完业务后应及时归还所借原件。 9.2.2 公司资质证照复印件对外使用时需加盖公司*方可发生效力。 9.2.3 使用资质证照复印件时,证照专管员须加盖“再复印无效“等内容的红色印章。 9.2.4 公司资质证照未经相关领导审批,任何人不得随意查阅、复印、外借。 9.2.5 禁止擅自使用公司的资质证照进行各种担保。 9.2.6 资质证照借领原则上坚持一事一用,不得随意转作他用。 9.2.7 有外部公司及个人要求与我公司合作使用资质证件进行投标商务活动的, 请示公司总经理并 得到授权后,填写《公司证件使用登记表》和后,由人力资源部安排专人负责办理。 9.2.8 公司商务活动中出具的资质证件复印件上, 须写明 “仅供**工程投标活动使用” 等相关信息; 商务活动中携带印鉴的,无论任何理由,不得在空白纸页上加盖。 10.0 罚 则
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10.1 公司资质证照应妥善保管,不得遗失、损坏。如出现遗失或损坏,应立即向资质证照保管部 门及保管部门负责人报告,由证照责任部门及时与发证机关联系,办理证照的挂失和补办等手续。 证照借领人和使用人需写出书面检查交公司处理。 10.2 对于证照遗失、损坏,未造成公司损失的由责任人承担补办证照全部费用。 10.3 严禁任何人擅自拷贝资质证件电子版、复印资质证件,更不得涂改、出租、出借、伪造、转 让或出卖资质证件,违反上述规定者,追究其当事人经济责任和法律责任。 10.4 本办法解释由公司人力资源部负责。 10.5 本办法自下发之日起实施。 附件:1、《公司资质证照借领审批登记表》 2、《资质证照复印件印模》 3、《资质证照注销申请表》

制表:

审核:

批准:

3

公司证照借领审批登记表
编 号 证照 名称 原件 /复
印件

编 号 : 2017-

时间

份 数

用途、使用范 围、时间

借领人

经办部 门 审核

主管部 门审核

人力资 源部审 批

归还 时间

确 认 人

备注

注 : 1、 只 有 在 本 表 逐 项 填 写 审 批 后 证 照 保 管 人 员 方 可 办 理 证 照 借 领 ; 2、 本 表 由 证 照 保 管 人 员 负 责 保 存 归 档

证照复印件印模

再复印无效
仅 使用
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资质证照注销申请表
申 请 人 申请部门 申请时间 资质证照名 称 注销事由 申请部门 申请部门审核 经理审核 公司总经理 批准 备 注 颁发机构 颁发时间

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