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项目管理培训课程(PDF 116页)

发布时间:

项目管理

使用教材及参考书
? 成功的项目管理, [美]杰克.吉多等,机械工业出版社 ? 项目管理,毕星等,复旦大学出版社 ? 项目经理人手册,苏伟伦,中国纺织出版社
? A Guide to The Project management Body of Knowledge, PMI,
? 项目管理手册,袁义才,中信出版社 ? 组织机构中的项目管理,[美]J.D.弗雷姆,世界图书出
版社

项目管理的概念

什么是项目?

范围

质量

进度

资源
成本=f(质量,进度,范围)

项目的定义
? 项目是一系列临时性的活动,目的 是创造一个独特的产品或服务。

项目管理有别于日常工作 的诸项特征
这些特征是:

项目的一些特征
? 具有独特而又明确的最终目标 ? 具有具体的起始和终止日期 ? 由一系列相互关联的任务组成 ? 只发生一次,独一无二的 ? 包括成本和时间计划 ? 可产生具体的结果 ? 有一个客户 ? 支持企业战略

什么是项目管理?
? 项目管理是有关知识、技能、工具和技 术的应用,用以管理以项目为导向的活 动,来满足和超过顾客的期望要求。
? 项目管理是一套原则和惯例,它用以有 效管理以项目为导向的工作。
? 为实现创新的管理。

美国管理技术大学调查显示:
? 16%的项目实现其目标,50%的项目需要 补救,34%项目彻底失败
? 在费用执行上,17%严重超支,38%有一 定超支,27%完全按预算执行,12%有一 定程度节余,6%有大量节余
? 在进度方面,严重拖期的占35%,一定程 度拖期的占34%,按时完成的占22%,一 定程度提前的占8%,大量提前占1%

项目出现问题的原因

? 项目目标不明确 ? 缺乏有力领导 ? 缺乏高层领导的支持 ? 技术问题没有解决 ? 预测失误

? 计划和控制问题 ? 过多的不可控的变动 ? 责任不清 ? 不合适的资源 ? 缺乏沟通

项目管理对企业和个人事业的意义
? 建立伙伴关系的技巧 ? 清楚地理解要达到的目的 ? 共同设想该项目的范围,避免忽视重要工作 ? 建立一支有效的团队,为顺利完成一个项目,团队成
员相互作出承诺,促进协同工作 ? 确定责任和职责 ? 向客户建立互信,以争取以后的项目业务 ? 人的管理技巧 ? 在项目管理环境下的激励方法 ? 召开有效的会议

项目管理对企业和个人事业的意义(续)
? 计划技巧 ? 把项目组织起来 ? 根据完成一个项目的要求来决定各项工作 ? 开发一个网络,以使参加该项目的人员互相依存 ? 估计持续时间、决定网络的关键路径,估计可能有
的额外时间来完成任何非关键的工作 ? 做项目的成本----利润分析 ? 风险分析,开发防范风险的多种方法 ? 监视进度,评估现状 ? 控制变更,提高应变能力

项目管理与其它管理的关系

项目管理的 原理和方法

一般管理 的知识与
技能

特定应用 领域的知 识与技能

项目周期
? 当需求被客户确定时,就诞生一个 项目
? 项目周期的长度是不同的,从几周 到若干年
? 并不是所有项目一定经历项目周期 的四个阶段

识别 提出 需求 解决
方案

项目周期(续)

执行项目

结束项目

投入力量

时间

项目周期的不同阶段(1)
? 第一阶段需求、问题和机会的识别 – 具体的要求通常由客户在需求建 议书(RFP)的文件中说明

项目周期的不同阶段(2)
? 第二阶段是提出解决问题的方案 – 个人或组织(承约商)向客户提交申 请书 – 客户和中标的承约商将协商签署合同

项目周期的不同阶段(3)
? 第三阶段是执行项目 – 使用不同的资源 – 导致项目目标的最终实现

项目周期的不同阶段(4)
? 最后阶段是结束项目阶段 – 执行收尾工作 – 评估项目绩效 – 获取顾客反馈

项目计划过程
? 明确定义项目目标 ? 把项目工作范围划分为大类或工作包 ? 界定对应每一个工作包必须执行的具
体活动
? 以网络图的形式表示活动之间的依存 关系.

项目计划过程(续)
? 为每项活动估计时间 ? 为每项活动估计资源和成本 ? 估计项目进度计划及预算

控制项目
? 执行项目计划 ? 监控进程 ? 测量实际进程并与计划进程相比较 ? 如果项目落后于进度、超出预算或
没有达到技术要求,必须采取纠偏 措施

计划阶段
明确项目 目标表述
识别项目 风险
组建项目 团队

项目的管理过程

制定进度 计划

优化项目 计划

控*锥
项目结束

编制WBS
制定团队 规则

制定风险 管理计划
获得项目 批准

纠偏措施
偏差分析 技术
跟踪技术

项目型组织
? 适用于做项目业务的公司,它不生产标准 产品
? 可能同时进行好几个项目 ? 项目团队专注于一个项目 ? 项目经理对团队具有完全的权力 ? 每一个项目团队基本上是独立的

项目型组织的优点
? 项目经理可以完全控制资源 ? 对客户高度负责 ? 沟通效率高

项目型组织的缺点
? 可能成本低效 ? 在工作进展缓慢时,人们可能会在工作上
磨蹭时间,使项目成本增加 ? 几个同时进行的项目可能资源重复设置 ? 项目之间知识和技能的交流水*低 ? 不象职能结构能提供职业技能和知识交流 ? 项目结束后有人可能被解雇

职能型组织
? 应用于销售和生产标准化产品的企业,很 少延伸产品
? 从事相同职能的员工构成一个组(职能部门) ? 有时也进行项目,但主要是公司内部项目 ? 团队成员可能被指定参加一个项目 ? 团队成员可能继续经常做职能部门的工作 ? 项目经理对项目团队没有完全的权利

职能型组织的优点
? 减少了重复和交迭的活动 ? 提供专业技能,职能优异

职能型组织的缺点
? 使整个组织具有一种狭义性 ? 不注重与其他部门的团队协作 ? 制定决策可能比较狭义 ? 等级结构使沟通、解决问题和制定决策缓慢 ? 不注重客户 ? 在这种组织中,人们强烈忠诚于自己的部
门,而不是项目或客户

矩阵型组织
? 是职能型和纯项目型组织结构的混合 ? 适用于同时做多种项目的公司 ? 既有项目型组织结构注重项目和客户的特点也保留职能专
业 ? 职能部门的人员可能被分派到不同项目中工作,有人可能
同时为几个不同项目工作 ? 项目经理与职能经理各司其职 ? 项目经理对项目的结果负责,是客户与公司的连接人 ? 职能经理负责为项目的成功提供所需资源

矩阵型组织的优点
? 能有效地利用资源 ? 人员可以在各项目之间移动 ? 职能部门的基础核心职业技能可供所有项
目应用 ? 促进信息流 ? 团队成员可以与项目经理和职能经理进行
沟通 ? 注重客户

矩阵型组织的缺点
? 团队成员有两个汇报 关系
? 公司应在项目经理和 职能经理之间建立权 利的*衡
? 可能在优先级上两个 经理产生冲突

项目利益方(Project Stakeholders)
?项目保证人(Sponsor) ?大项目领导(Program Manager) ?项目经理(Project Manager) ?职能经理(Functional Manager) ?团队核心成员(4至7人)(Core Team) ?客户(Customer) ?供应商或分包商(Supplier or Subcontractor) ?政府(Government) ?其他

项目经理向项目利益方负责 使项目能够成功实施,其职责是:

? 与保证人和项目经理就初 始工作范围、项目时间和 资源需求进行协商
? 确定核心团队成员并保证 他们的承诺
? 就项目的最终目标与企业 规划的关系与团队成员进 行沟通
? 在整个项目过程中强调顾 客需求
? 领导和指导团队完成项目 计划过程

? 将项目的状态与所有与 该项目有关的人员进行 沟通
? 支持和指导团队成员工 作
? 是核心沟通人物
? 保证服从企业或外部顾 客的需求
? 跟踪项目进程并采取适 当的纠偏措施保证满足 计划

项目团队成员向项目经理负责, 支持执行项目,其职责是:

? 帮助计划项目 ? 支持团队决策 ? 服从项目领导的指导 ? 积极出主意 ? 接受责任并行使职责 ? 帮助其他团队成员

? 跟踪自己的工作 ? 坚持按进度计划工作
? 保持与项目领导进行 信息沟通
? 不要做对整个团队不 利的事情
? 分享工作经验

制订团队工作程序
? 计划
– 过程步骤确定 – 责任矩阵 – 计划的进度 – 结果
? 跟踪
– 基本方法的确定 – 频率 – 结果的报告

制定团队工作程序(续)
? 实际工作与程序
– 文档资料管理计划 – 变更管理过程 – 质量保证 – 分包管理 – 安全

制定团队工作程序(续)
? 沟通关系
– 沟通计划 – 情况上报条件 – 冲突解决 – 团队成员后备计划

项目计划要回答的问题

谁去做?

什么时候做?

如何做?

必须做 什么?

成本是 多少?
应该达到 什么质量?

项目计划
? 明确定义项目目标 ? 把项目范围划分为大的“部件”或工作
包 ? 确定必须要做的具体工作 ? 用网络图表示各个活动 ? 确定需要什么资源以及需要多少 ? 进行时间估计 ? 对每一个活动进行成本估计 ? 计算项目的进度计划和预算 ? 制定一个基准计划(baseline plan)

项目计划(续)
应当知道:
? 很多项目超出预算,延误完成日期,或是仅仅 部分达到了技术要求,都是因为在项目开始前 没有制定一个可行的基准计划
? 涉及参与这一项目的有关人员应该参与项目的 计划工作; 因为他们可能是最知道如何做具体 工作的人
? 通过参与计划工作,可使每个人产生对自己的 约束,并作出承诺

项目目标
? 计划过程的第一步是确定项目目标 ? 目标必须明确、可行、具体和可测量 ? 项目目标通常根据工作范围、进度计
划、和成本而定 ? 项目的结束应定义明确,并且应该将与
项目有关的各种假设和限制包含在内
5

项目目标表述
(Project Objective Statement, POS)
? 我们将做什么? ? 为什么要做它? ? 什么时候做? ? 需要什么资源? ? 如何评价?

阶段目标
? 项目的阶段目标具体描述了完成最终目 标需要采取的行动。
? 阶段目标说明的意义
– 项目阶段目标说明是更细致的最终目标说 明,阶段目标说明的意义在于以下两个方 面:
? 明确与最终目标说明相一致的项目范围、界限 ? 确定具体实施阶段和步骤

项目交付结果
? 任何为完成一个项目或项目的某一部分 而产生的可测量的、有形的、可验证的 成果或结果、或生产出的物品
? 必须根据项目目标确定项目的最终结果 和阶段性结果

项目交付的结果
最终结果
? 一个建造好的基站,在客户处对基站进行测试并被客 户接受(12/1/97)
? 一套使用手册(12/1/97) ? 一批备件(12/1/97)
中间结果
? 初步的技术规格(9/1/97) ? 部件订货(10/1/97) ? 公布最终批准的规格(9/15/97) ? 通过系统测试(11/15/97)

确定项目的范围和具体内容
? 界定清楚(形成项目的基本框架) ? 能够实现 ? 能够度量 ? 取得一致 ? 特殊包含的内容 ? 特别的例外情况

什么是工作分解结构(WBS)
? Work Breakdown Structure(WBS)为所 承担的责任,所需资源的估计和项目进 度表的制定提供了一个基础,它开始解 答:“怎样做?”这个基本问题。

WBS的分解过程
? 是将项目按照其内在结构或实施过程的 顺序进行逐层分解而形成的结构示意图 表。它将整个工作分解成若干足够小的 部分,便于个人承担,而且有足够的确 切程度,能够估计工作量和所费时间。

工具之一:思维图
画思维图是项目计划的工具之一,也是进行创造性 思维和联想的十分有效的工具。 ? 创造性思维可以被定义为---把以往毫不关联的事
物或想法联系在一起 ? 每张思维图包含一个中心主题或中心词,并能对
其进行总结 ? 从中心主题中,总结出最重要的分支部分--轮辐 ? 从轮辐又引伸出关键词以及关键图。这些词或图
是通过大家的集思广益产生的。

示例
在1997年12月31日之前,设计并建成GSM售后服务处, 聘用训练有素的维修队伍,同时要具有稳定可靠的零部 件以及工具货源。

示例(续)

设备

培训

教材 新机器

小组负责人

审查与 评估

规格 产量

能耗

教室 教师

测试系统 市场调查

位置 清洁
设施
水汽

GSM
售后服务处 的建立

品种 数量
零部件
可靠性 价格

周期

计划

MIS

库存管理

资金 印刷
手册

语言 检索 图表

工资福利

面试 广告

小组 职责与资格
招聘

工具之二:WBS的树形结构

层1

项目 X

层2 层3 层4

界定活动
? 在WBS中,个人的活动可以由每个工作 包的责任人来界定。
? 一个活动是一项消耗时间的工作,但不 一定消耗资源
? 通常而言,活动的长度应小于两周。 ? 活动应该有一定的容量以包含特定意义
的工作区块,同时又应该足够小,以便 有规律地跟踪其进程,并尽早发现问题
8

工具之三:WBS的大纲形式
1.0 总工作 1.1 分工作A 1.1.1 主任务I 1.1.1.1 子任务a 1.1.1.2 子任务b 1.1.1.3 子任务c 1.1.2 主任务II 1.1.2.1 子任务a 1.1.2.2 子任务b 1.1.2.3 子任务c 1.2 分工作B 1.2.1 主任务I 1.2.1.1 子任务a …………...

WBS大纲形式的例子

1.0 建办公楼 1.1 基础 1.1.1 挖沟 1.1.2 混凝土 1.1.3 回填 1.2 墙 1.2.1 砌砖 1.2.2 装窗 1.2.3 装门 1.2.4 抹灰

1.3 屋顶 1.3.1 安梁 1.3.2 装檩 1.3.3 上瓦
1.4 照明 1.4.1 配线 1.4.2 装照明灯 1.4.3 配电盘

识别项目的 主要组成部分

要实现项目目标需要完成哪些主要工作?

能否估算出完 成它们各组成部分的
费用和时间?

否 找出上述各 组成部分更小 的组成部分

要完成上述部分,有 哪些更具体的工作要 做?



修改

检查划分后得到 的更小组成部分
不修改

不进行这层的工作,上层次的各项工作 能否完成? 完成这些工作,上一层次工作就一定能 完成吗? 这一层次的各项工作的内容、范围和 性质是否都已明确?

完成WBS

编号并理解每项任务
? 确定了WBS以及所有要做的工作后,对 所有任务和子任务进行编号以便查询。
POS 1.0 制定技术规格 1.1 走访顾客 1.1.1 制定日程 1.1.2 制定调查的标准 1.2 检查调查结果 2.0 开发系统设计

? 制定工作顺序 ? 确定工作进度 ? 配备人员 ? 编制预算 ? 监视 ? 具体内容的验证

WBS的用途

技术储备状况

a 团队 技能
成员

b

cd

e

权重

张三 ?

李四

?

王五 ?

盖尔

?

比尔

乔治

? ? ? ? ??

责任矩阵
? 是以表格形式表示完成工作分析结构中 工作细目的个人责任的方法
? 用X表示每项工作由谁负责 ? 用P表示某项特定工作细目的主要责任人 ? 用S表示该项工作细目的次要责任人
7

责任矩阵

任务包 1,C 1 2 3 4 5

1,A C,P,S P,S S S S S S

P,S P,S P,S

P

图表说明 P=主要责任

P S=支持责任

C=应予以协商

P A=批准

I =必须被通知 P

依存性分析(逻辑次序关系)
? 由于工作细分体系的规定的,项目中各 项活动之间的关系或相互的依存性必须 加以分析,以便确定步骤发生的先后次 序。

网络图
? 网络图或逻辑图表示项目的流程,用箭 头将事件(里程碑)和活动(任务)连 接起来。
? 事件指特定的时间,它们不占用时间 ? 活动要占用时间或消耗资源

CPM

? 由杜邦公司也是在20世纪50年代开发出 来的构造网络图的“关键路线法”是一
种面向活动的方法,它只需要对活动持
续时间给出一个(确定的)估计值,采 用“以箭头表示活动”的格式。
结点

A
1

B

2

3

箭线

PERT
? 构造网络图的最出色的(也是受误解的) 方法也许就是“计划评审技术(PER T)”。这一技术是美国海军于20世纪50 年代为北极星潜艇和导弹项目而开发的。 PERT技术是一种面向事件的技术。

箭杆式 (AOA)

? 每一个活动用一个箭杆表示 ? 活动描述写在箭杆上方 ? 箭杆的尾巴表明活动的开始 ? 箭头表示活动的完成 ? 活动用节点(事项)连接 ? 事项表示进入活动的完成和离开活动的开始 ? 每一事项制定一个序号

1

A.设计房子 2 B.订购建筑材料 3

14

节点式(AON)

? 每一活动用一个方块表示 ? 活动描述写在方块中 ? 每个方块赋予一个编号 ? 所有活动存在有序关系 ? 有些活动可以同时进行

设计房子
1

订购建 筑材料
2

虚活动(Dummy)
? 用于AOA形式 ? 不消耗时间 ? 用虚箭杆表示 ? 用于表示:
– 有助于很好识别活动 – 显示某种特定的先后关系
16

打地基

2

3

订购原材料
?

虚活动的应用

打地基

3
Dummy

2

4

订购原材料

?

闭路(Loops)
? 网络图中不能存在闭路,因它表示重复 的路径

3

A

B

C

2

4

A B
17

梯形显示法(Laddering)
? 用于显示一整套多次重复的活动 例:一个粉刷三间房子的确项目,粉刷每
一间房子都要求: 1.准备房间以备粉刷 2.粉刷屋顶和墙 3.漆房子 三个熟练工人,一个准备,一个粉刷房子,
一个漆房子

粉刷房子(梯形)

准备 房间1
1

粉刷 房间1 2

漆房间1 4

准备 房间2
3

粉刷 房间2 5
准备 房间3 6

漆房间2 7

粉刷 房间3 8

漆房间3 9

建造房子的网络图(AOA)

3

B.打地基

Dummy

1

3

2

2 1

0
E.建筑房屋 4

G.收尾工作

6

7

A.设计房子 和筹集资金

C.订购和获 得建筑材料

3
D.选 1 1 F.选

1

择油 漆

5

择地 毯

活动持续时间的估计
? 进度安排的第一步是估计 每项活动需要的时间
? 持续时间估计(duration estimate)是活动经历的所有 时间,即工作时间加上等 待时间
? 让某项活动的负责人进行 该项活动时间的估计是较 好的做法

估算时间的方法
? 与其它项目中类似工作类比 ? 项目档案 ? 有关时间估计的出版物,如各种定额 ? 专家判断 ? 项目团队成员的知识

PERT利用三个不同数值进行估计

PERT技术之所以复杂,在于它还需要
三个不同的数值来估计每一活动的持续时间:
? 乐观时间(a):完成一项活动所需的最短时间 ? 最可能时间(m):完成一个活动所需时间之可
能性最大的估计
? 悲观时间(b):完成一个活动所需的最长时间

Xp

?a?4m?b 6

项目的开始和完成时间
? 有必要为整个项目选择一个预计开始时 间和一个要求完工时间
7

建造房子的网络图(AOA)

3

打地基

Dummy

1

3

2

0

建筑房屋

收尾工作

2

1

4

6

7

设计房子和 筹集资金

订购和获得 建筑材料

3

1
选择

1 选择

1

油漆

5 地毯

关键路径的计算
? 关键路径是网络图中最长的路线。它决 定了项目的总实耗时间。
? 关键路径是“零伸缩的”。项目经理必 须把注意力集中于那些优先等级最高的 任务,确保它们准时完成,关键路径上 的任何活动的推迟将使整个项目推迟。

进度计算
? 一个项目的进度包括:
– 每项活动最早可以开始和完成的时间,它是 根据项目的预计开始时间计算出来的
– 每项活动最迟必须开始和完成的时间,它是 根据项目的要求完工时间计算出来的
8

任务型板

最早开始 持续时间 最早结束

(ES)

(t)

(EF)

任务的描述

最迟开始 (LS)

时差 (S)

最迟结束 (LF)

ES=5, EF=5

( ) ES=3, EF=5

3
LS=5, LF=5

( ) LS=3, LF=5 ( ) ( ) 2

0

ES=5, EF=8

ES=8, EF=9

1

3

ES=0, EF=3

2

1 ES=3, EF=4

4

LS=5, LF=8

6

LS=8, LF=9
7

3

1

( ) ( ) LS=0, LF=3

LS=4, LF=5

1

1 ES=6, EF=7

( ) ES=5, EF=6 5

LS=7, LF=8

( ) LS=6, LF=7

活动的伸缩性(时差Slack)
? 伸缩性是指最早结束和最迟结束时间之 间的差异数
? 伸缩性只存在与非关键路径上 ? 两个或更多个共享一条非关键路径的任
务具有相同的伸缩性

示例

活动

描述

紧前活动

A

产品设计

--

B

市场调研计划

--

C

制造工艺设计

A

D

构造产品原型

A

E

准备市场计划

A

F

成本估计

C

G

初始产品试验

D

H

市场调查

B, E

I

定价和预测报告

H

J

最终报告

F, G, I

2 A

1

E

B 3

C D
4

网络图

5 F

G

J

7

8

I

H

6

示例(续)

活动
A B C D E F G H I J

乐观时间
4 1 2 3 2 1 .5 1 .5 2 .5 1 .5 1

最可能时间
5 1 .5 3 4 3 2 3 3 .5 2 2

悲观时间
12 5 4 11 4 2 .5 4 .5 7 .5 2 .5 3

PERT计算机输出结果
=================================================

活动 *均时间 最早时间

最迟时间

名 称 /标 准 差

开 始 /结 束 开 始 /结 束

松弛时间

------------------------------------------------

A

6.0000

0.0000

0.0000

0.0000 c

1.3333

6.0000

6.0000

B

2.0000

0.0000

7.0000

7.0000

0.6667

2.0000

9.0000

C

3.0000

6.0000

10.0000

4.0000

0.3333

9.0000

13.0000

D

5.0000

6.0000

7.0000

1.0000

1.3333

11.0000

12.0000

E

3.0000

6.0000

6.0000

0.0000 c

0.3333

9.0000

9.0000

F

2.0000

9.0000

13.0000

4.0000

0.1667

11.0000

15.0000

G

3.0000

11.0000

12.0000

1.0000

0.5000

14.0000

15.0000

H

4.0000

9.0000

9.0000

0.0000 c

0.8333

13.0000

13.0000

I

2.0000

13.0000

13.0000

0.0000 c

0.1667

15.0000

15.0000

J

2.0000

15.0000

15.0000

0.0000 c

0.3333

17.0000

17.0000

================================================

网络图提供的有用信息
? 项目期望完工时间 ? 每一工作的开始和结束时间的进度计划 ? 在指定时期内完工的概率 ? 对关键路径上的工作必须密切关注,如
果关键工作不能按时完成,整个项目将 延误

网络图提供的有用信息(续)
? 如果需要一定的附加努力才能按时完成 项目,那么可将非关键工序上的资源转 到关键工作上去
? 只要不影响整个项目,非关键工作的完 成时间可以有一定的松动余地
? 项目计划可以通过网络图得到优化

甘特图
? 要点:
– 以图形或表格的形式显示活动 – 现在是一种通用的显示进度的方法 – 甘特图由于简单而得到广泛应用 – 在图形左端列出活动 – 横向表示时间 – 构造时应包括实际日历天和持续时间。不要
将周末和节假日算在进度之内

甘特图的缺点
? 它不能显示活动之间的逻辑关系 ? 如果一个活动延迟,甘特图不能明显地
显示对其它活动的影响 ? 大多数项目管理软件使用箭头表示活动
之间的关系

设置里程碑
? 里程碑(Milestones)
– 用来显示事件完成的时间标记 – 不消耗时间 – 用于跟踪进度
? 在何时设置里程碑
– 在交付中间和最终结果时 – 上层管理者要进行审查时 – 在周末和节假日时

优化项目计划
? 该计划是否满足POS? ? 资源过剩还是不够? ? 进度是否可以实现? ? 各种假设是否有效? ? 能够成功的综合可能性? ? 我们如何去做? ? 是否可能缩短预测的周期?

改进计划的规则
规则1:删除不增值的任务或活动 规则2:对每一任务或活动提出如下问题:
我们是否有充分的信息来完成这项任务?
规则3:将任务先后式模式改为交迭式模式 规则4:制定风险管理计划

? 未列出项目风险 清单之前,项目 的设*锥尉筒 能算结束

风险

? 技术风险 ? 内部风险 ? 管理风险 ? 文化风险 ? 资源风险 ? 法规风险

风险的种类

风险管理计划

? 识别风险
? 评价风险的严重程度(高H,中M,低L) 及时发现的 风险# 潜在影响 发生可能性 困难程度 综合风险

1

H

L

L

M

? 制定管理计划

风险#

如何确定 预防措施 应急行动 问题已发生 问题的责任人

1

使用第二 使用第二个 按进度没

李辛

个供应商 来源的部件 能得到部件

项目成本估计
? 成本计划应包含在项目建议书中 ? 成本部分可能包括:
– 劳动力 – 原材料 – 分包商和顾问 – 租用设备和工具 – 差旅费 – 间接费用
4

项目预算: 两个步骤
? 首先,将项目成本估计分摊到项目分解结 构中的各个工作包
? 第二,在整个工作包期间进行每个工作包 的预算分配
5

分摊总预算成本
? 分摊项目总成本到各成本要素中去,再到 WBS中适当的工作包,并为每一个工作包 建立总预算成本(total budgeted cost, TBC)
? 有两种方法为每一个工作包建立TBC: 自上 而下法和自下而上法
? 每一工作包的TBC就是组成各工作包的所有 活动的预算成本加总
6

自上而下的项目预算
? 在WBS的基础上,根据上层、中层项目 管理人员从事同类项目的经验和判断, 对项目的总体成本、和各层次的成本进 行估计。
? 优点:总体预算比较准确 ? 缺点:可能出现下层人员认为预算不足
的情况。在总和不变的情况下,一方获 得意味着另一方损失。

自下而上的预算法
? 在WBS的基础上,通常预算是针对工作 包所需的资源进行的,然后转换成所需 要的经费。所有工作包的预算综合起来 形成项目整体成本的直接估计。在此基 础上加上间接成本。
? 团队成员更为清楚活动所需的资源量。

例:包装机项目

设计

1

4

建造

2

6

安装与测试

3

2

A)包装机项目网络图

包装机 10万

设计 2.4万

建造 6万

安装与测试 1.6万

B)包装机项目的WBS

制订累计预算成本
? 第二步分配每一TBC到各工作包的整个工期中去 ? 每期的成本估计是根据组成该工作包的各个活动
所完成的进度确定的 ? 累计预算成本(cumulative budgeted cost, CBC) 是
一个合计数,是直到某期为止按进度完成的项目 预算成本的累计值 ? CBC 将作为分析项目成本的绩效的基准
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包装机项目的每期预算成本

工作包 TBC 1

设计

24 4

建造

60

安装与调试 16

合计

100 4

累计

4

周 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 488
8 8 12 12 10 10 88
4 8 8 8 8 12 12 10 10 8 8 8 16 24 32 40 52 64 74 84 92 100

确定实际成本
? 建立及时和定期地收集资金实际支出数据 的制度来记录项目的实际成本
? 分期把承付款项分摊到实际成本中去 ? 按工作包来汇总实际成本和承付款项,以
便与CBC比较 ? 计算累计实际成本(Cumulative actual cost,
CAC) 8

包装机项目的每期实际成本

工作包

1

设计

2

建造

安装与调试

合计

2

累计

2

截止到第八周

周 2 3 4 5 6 7 8 总费用

5951

22

2 8 10 14 12 46

0

5 9 7 9 10 14 12 68

7 16 23 32 42 56 68 68

确定盈余量
? 盈余量(Earned value)是实际工作绩效的
价值 ? 用收集到的每一工作包完工比率(percent
complete)来确定盈余量 ? 用完工比率乘以该工作包的TBC而转换
成价值额,称为盈余量。
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包装机项目每期累计完成比率(%)
周 工 作 包 1 2 3 4 5 6 7 8 设 计 1 0 2 5 8 0 9 0 1 0 01 0 01 0 01 0 0 建 造 0 0 0 5 1 5 2 5 4 0 5 0 安 装 与 调 试0 0 0 0 0 0 0 0

包装机项目每期累计盈余量(CEV)

(单位:千美元)

工 作 包 TB C 1 2 3

周 4 5678

设 计

24 2.4 6 19.2 21.6 24 24 24 24

建 造

60

3 9 15 24 30

安 装 与 调 试 16

累 计

100 2.4 6 19.2 24.6 33 39 48 54

包装机项目的CBC、CAC和CEV

?? ?? ?? ?±(?§?? ?? )

100

报告期

80

60

实际工效 与实际成

40

本不同步

20

0 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12
?? ??

??CB??C1

??CCAA??CC2

??CCE??EVV3

成本绩效分析的四个指标

? TBC ? CBC
? CAC
? CEV

(总预算成本,total budgeted cost) (累计预算成本,cumulative budgeted cost) (累计实际成本,cumulative actual cost) (累计盈余量,cumulative earned value)
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包装机项目的绩效分析
? 截止第8周,累计预算成本应为64000元 ? 实际花费68000元 ? 实际进行工作的盈余量为54000元
? 实际成本超过了预算成本,盈余量落后 于实际成本

成本绩效指数
(Cost Performance Index,CPI)
? 一个测量正在进行项目成本绩效的指标
? CPI=CEV/CAC
? 例:包装机项目 CPI=54000/68000=0.79
? 当CPI小于1时,应该采取纠偏措施
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成本差异
(Cost Variance, CV)
? 已完成工作的累计盈余量与累计实际成 本之差
? CV = CEV-CAC ? 例:包装机项目
CV=54000-68000=-14000元 ? 表明工程绩效落后于实际成本
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成本预测的两种方法
? 三种确定预测完工成本( forecasted cost at completion,FCAC)的方法:
– FCAC = TBC/CPI – FCAC = CAC + (TBC-CEV)
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成本预测的例子
? 方法1:FCAC=TBC/CPI=100000/0.79 =126582元
如果其余工程以同样效率进行,那么全部项目实 际成本为126582元
? 方法2:FCAC=CAC+(TBC-CEV) =68000+(100000-54000)=114000美元
第8周,累计实际成本为68000元,已完成盈余量 为54000元,未完成项目需要46000元盈余量。

成本控制
Cost Control
? 经常及时地分析成本绩效 ? 尽早发现成本差异和无效率
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成本控制(续)
成本控制包括: ? 分析成本绩效以确定要采取纠偏措施的
工作包 ? 决定要采取哪些纠偏措施
(1)*期要进行的活动 (2)具有较大的估计成本的活动
? 修改项目计划
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降低活动成本的方法
? 采用符合规格而成本较低的原材料 ? 安排一个经验丰富的专家到某一活动中当
参谋,以提高工作效率 ? 减少工作包或特殊活动的作业范围或要求 ? 通过改进方法和技术提高生产率
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控制现金流量
(Managing Cash Flow)
? 确保及时地从客户那里收到足够的现款 以便支付项目进行中的各种费用
? 控制现金流量的关键是保证现金流入要 比流出快
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计划批准

? 获取项目计划批准的检查项

步骤 1
2 3 4 5

完成否

活动 核心成员在计划书上签字,核心成员为扩充 成员和其他成员签字 项目领导人在计划书上签字 与项目保证人确认并签字 项目领导和保证人争得其他有关人员的同意 正式发布项目计划

进度控制

跟踪
? 跟踪的原因
– 提供采取纠偏行动的依据 – 使其他团队成员掌握你的进度情况 – 使你的进度与其他团队成员的进度能够同步
? 跟踪的方法
– 评价你可以用来显示进度的指标 – 客观地将工作状态提供给项目领导和其他与之
有关的人员 – 遵循项目计划阶段制定的团队规则 – 按照进度表展示进程

? 范围 ? 变更 ? 关键的假设 ? 资源供给 ? 非项目时间

跟踪的对象
? 项目组工作时间及 任务完成情况
? 所有项目总结报告 ? 主要里程碑 ? 进度 ? 预算成本

偏差的识别与分析
? 确定你的任务应该在的位置(进度) ? 确定你当前状态与计划的偏差,无论是
超前还是落后 ? 确定产生偏差的可能原因 ? 遵循项目计划中制定的变动管理的规则 ? 客观地将你的分析提供给项目经理和其
他于这一问题有关的人员

采取纠偏行动
? 确定任务产生偏差的根本原因 ? 如果在风险管理计划中给出了纠偏措施,则执行
该措施 ? 如果是新问题,采取团队解决问题的办法确定最
佳的行动方案 ? 如果你自己可以解决这个问题则自己去做 ? 如果你必须经其他人的批准才能做,去得到批准 ? 无论如何要通知其他成员,以使是否影响他们的
工作

项目控制过程
? 建立固定报告期(reporting period) ? 在每一个报告期搜集:
– 实际执行的数据 – 有关项目范围、进度和预算变更的任何信息
? 一旦变更已经形成,必须制定一个新的 计划
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变更的管理与控制
? 懂得什么时候修正“基准”计划 ? 突出与变更相关联的风险 ? 取得管理部门和团队对修正的承诺 ? 筹划有效的变更的控制过程

变更的来源

? 工作人员

? 改变优先级

– 没有经过培训的成员

– 来自上级管理部门

– 有创造的成员

– 当其它项目改变时

– 有想法要试一试的成员 – 来自资源方面的改变

? 项目的顾客或客户

? 其它:即法规、社会或

– 不断变化的想法和欲望 企业的变化

– 听到了一个好的想法

– 出席评审会议和…的成 员

帮助变更程序的指导原则
? 明确储备情况----时间、金钱 和资源
? 经团队评审的变动 ? 仔细考虑对准线的全部影响 ? 研究替代办法 ? 使用变动表 ? 跟踪一切变动,报告对项目
的影响

进度控制的方法
? 路径上任何活动预计时间的变动都会引 起该路径上时差的变动
? 当活动的路径的时差为负值时,应将精 力集中在以下两种活动上:
? *期内的活动 ? 预计时间长的活动
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缩短活动的预计时间
? 申请更多的资源 ? 指派一位经验更丰富的人去完成或帮助
完成这项活动 ? 缩小活动范围或降低活动要求 ? 有些情况下,可以完全除去一些活动 ? 通过改进工作方法或技术提高生产率
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进度控制的方法(续)
? 缩短活动时间可能导致成本增加或范围 缩小
? 有效进度控制的关键是尽可能早地、果 断地将主要精力放在有负时差或时差变 坏的路径上
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项目控制的方法和工具
? 最有效的控制方法是既能提供足够的信 息、又少花时间和精力的方法
? 基本控制方法
– 报告 – 会议 – 观察/讨论 – 甘特图

编写报告
? 从报告中,我们可以获取相当多的有用 信息。以下列举了写报告时应注意的几 个关键性问题:
? 使用适合项目经理需要的格式 ? 提供所需示例 ? 设定相应的时限

图表
为了作出有效的汇报,请遵循下述原则: ? 要具体,但不要太复杂 ? 加插图 ? 要精确 ? 简明而有针对性 ? 要有比较(预算与实际) ? 向项目组成员汇报时,指明具体任务

召集会议
? 我们对开会非常熟悉,但是却很少想到 将会议作为一种控制手段。开会本身确 实具有很多好处,列举如下:
? 会议能够向我们提供比书面报告更详细 的信息
? 会议具有交互特性,从会议中得来的信 息非常易于与会者们共享
? 召开会议是解决问题的理想工作方式

观察/讨论
? 项目经理能够通过观察和讨论获得大量的有 用的情况
? 事实上大多数情况是通过观察/讨论了解到的 ? 对你看到和感到的那些可以说明问题的线索
或事情进行探究 ? 积极寻找能够反映项目现状的方面 ? 利用自己与小组成员的亲密关系征集有用的
情况

建立甘特图
? 甘特图可被用于组织项目中的各项工 作。在控*锥危挥糜诟俨⒒惚 需做工作的完成情况
? 甘特图可以告诉我们实际与计划的时间 安排是否一致。同时允许我们采取相应 的调整措施




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